Privatlivspolitik

Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken: 25. juni 2019

E/F Hvidovrevangs’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Formand Majken Friborg Petersen dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson:    Formand Majken Friborg Petersen

Adresse:                Næsborgvej 70 st. th

CVR:                       28353936

Mail:                      bestyrelse@efhvidovrevang.dk

Website:               www.efhvidovrevang.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

• Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse-, telefonnummer, e-mailadresse, bankkontonummer og registreringsattester
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR nr., registreringsattester og personfølsomme klager.

Oplysninger om lejere og fremlejetagere:

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer
    e-mailadresse, bankkontonummer
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer

Oplysninger om ansatte:

• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer e-mailadresse, bankkontonummer.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde indhentes/modtages oplysningerne fra andre kilder:

• Sælger af lejlighed, mægler, din udlejer, offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/ aftale med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke
• Behandling af parkeringstilladelser
• Behandling af vaskeri herunder opkrævning efter forbrug

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og boligafgift samt daglig drift og håndtering af foreningen
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
• Opfyldelse af lovkrav
• Tilsikre at alle har parkering på ejerforeningens matrikel
• Vaskeriopkrævning efter forbrug

Formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere:

• Håndtering af leje- eller fremlejeforhold
• Administration af din relation til os jf. vores vedtægter
• Tilsikre at alle har parkering på ejerforeningens matrikel
• Vaskeriopkrævning efter forbrug

Formål med behandling af oplysninger på ansatte:

• Håndtering af ansættelsesforhold
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlinger
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af ejer- og boligafgift m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der viser en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af personoplysninger til administrator og revisor samt håndværkere m.v.
• Af praktiske og administrative hensyn samt med henblik på forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger også i en periode efter din udtræden af foreningen
• Håndtering af parkeringstilladelser

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til et eller flere af de formål, der er beskrevet ovenfor.

Såfremt vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykket, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage ved at give os besked herom.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af foreningen sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder ejendomsadministrator, revisor, mæglere og håndværkere.

Der sker videregivelse af oplysninger om ansatte til offentlige myndigheder, herunder SKAT.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføringsbrug uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder afhængigt af, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som lejer- eller fremlejetager eller som ansat:

Medlemmer:

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til
  5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor du er udtrådt af foreningen.

Lejer- eller fremlejetager:

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit leje- eller fremlejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit virke er ophørt.

Ansatte:

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af ansættelsesforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.